Unternehmer, und in bestimmten Fällen auch Privatpersonen, müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Die meisten Buchführungsunterlagen müssen nach den gesetzlichen Vorschriften zehn Jahre lang aufbewahrt werden; die rein geschäftliche Korrespondenz kann dagegen bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Folgende Unterlagen dürfen 2019 vernichtet werden:

• Bücher und Aufzeichnungen aus 2008 oder früher
• Inventare, die bis Ende 2008 aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die 2008 festgestellt worden sind,
• Buchungsbelege, die bis Ende 2008 entstanden sind,
• Eingangsrechnungen sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2008 oder früher ausgestellt worden sind,
• bis Ende 2012 empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, die 2012 oder früher entstanden sind.

Achtung: Die oben genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch solange nicht ab, wie die Unterlagen für Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.

Bei IT-gestützten Buchführungssystemen sowie bei elektronisch empfangenen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile sowie die in elektronischer Form empfangenen Rechnungen in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht werden können. Die Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass auch Jahre später noch ein elektronischer Zugriff auf die vorhandenen Daten möglich ist. Allein die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren, ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Nach dem Schwarzarbeit-Bekämpfungsgesetz sind auch Privatpersonen verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Wartungs-, Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten etc. unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

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