Hat mit der fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt Papier in naher Zukunft weitgehend ausgedient? Eine Vielzahl von Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen und Kontoauszüge, werden zunehmend elektronisch erstellt, versendet und verwaltet. Zur Frage, wie mit diesen elektronischen Dokumenten in der betrieblichen Buchführung umzugehen ist, hat sich im Januar 2017 das Bayrische Landesamt für Steuern geäußert.
Grundsätzlich müssen elektronische Rechnungen, Belege und andere Buchführungsunterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wie Land & Wirtschaft in Ausgabe 4/2015 berichtet hat, reicht es für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht aus, einen Papierausdruck aufzubewahren. Das elektronische Dokument muss über die Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren unveränderbar erhalten bleiben und jederzeit einsehbar sein.
Diese Anforderung stellt die Unternehmen in der Praxis aufgrund der schnelllebigen Computertechnologie oftmals vor einige Probleme. Anders als bei Papierbelegen, bei denen Angaben zur Belegnummer und eventuell Kontierung leicht auf dem Beleg erfasst werden können, ist dies bei elektronischen Dokumenten nicht ohne weiteres möglich. Denn diese Zusätze würden der geforderten Unveränderbarkeit des Originals entgegenstehen. Laut Auskunft des Bayrischen Landesamtes für Steuern können diese Angaben jedoch auch in einem separaten Dokument erfasst werden. Dieses muss eindeutig mit dem Ursprungsbeleg verknüpft sein. Wie das im Einzelfall im Unternehmen organisiert und technisch gelöst ist, muss in einer Verfahrensdokumentation schriftlich festgehalten werden.
Auch elektronische Kontoauszüge muss der Unternehmer in der ursprünglich übermittelten, digitalen Form aufbewahren und gegen Verlust sichern. Nur einen Papierausdruck aufzubewahren, genügt der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ebenfalls nicht. Alternativ kann das Kreditinstitut des Steuerpflichtigen oder auch ein anderer Dienstleister die Kontoauszüge archivieren.
Festzuhalten bleibt, dass an elektronische Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen und Dokumente des betrieblichen Rechnungswesens strenge Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung und Dokumentation gestellt werden. Die Verantwortung dafür liegt in den Händen des Unternehmers. Wer diese Anforderungen der Finanzverwaltung aufgrund der technischen oder organisatorischen Gegebenheiten seines Betriebes nicht leisten kann oder auf Nummer sicher gehen möchte, dem ist zu raten, auch weiterhin Papierbelege für die betriebliche Buchführung anzufordern.
Hinweis
Im Privatbereich gelten die oben beschriebenen strengen Anforderungen zur Aufbewahrung nicht: Die Finanzverwaltung erkennt zum Beispiel auch ausgedruckte Online-Bankauszüge als Zahlungsnachweis an, behält sich aber das Recht vor, bei Zweifel an der Echtheit zusätzlich weitere Belege und Nachweise anzufordern.
