Unternehmen und in bestimmten Fällen auch Privatpersonen müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren. Wir sagen Ihnen, wovon Sie sich nach dem Jahreswechsel trennen können.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Die meisten Buchführungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Rein geschäftliche Korrespondenz und sonstige Unterlagen können dagegen bereits schon nach sechs Jahren von Ihnen vernichtet werden. Die folgenden Unterlagen dürfen Sie somit ab Kalenderjahr 2022 vernichten:

• Bücher und Aufzeichnungen aus 2011 oder früher,
• Inventare, die bis Ende 2011 aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die 2011 festgestellt worden sind,
• Buchungsbelege, die bis Ende 2011 entstanden sind,
• Eingangsrechnungen sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2011 oder früher ausgestellt worden sind,
• bis Ende 2015 empfangene und abgesandte Handelsoder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, die 2015 oder früher entstanden sind.

Achtung: Die oben genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch solange nicht ab, wie die Unterlagen für Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.

Bei IT-gestützten Buchführungssystemen sowie bei elektronisch empfangenen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile sowie die in elektronischer Form empfangenen Rechnungen in digitaler Form vorliegen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Daten müssen unveränderbar gesichert werden. Unternehmen und Betriebe müssen dafür Sorge tragen, dass auch Jahre später noch ein elektronischer Zugriff auf diese Daten möglich ist. Allein die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten im oder am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Wartungs-, Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten und so weiter unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Seit einigen Jahren ist für Privatpersonen die Belegvorlagepflicht zusammen mit der Einkommenssteuererklärung entfallen. Belege über Werbungskosten, Spendenbescheinigungen, Handwerkerleistungen etc. müssen dem Finanzamt nicht mehr eingereicht, sondern nur noch bereit gehalten werden, falls das Finanzamt sie prüfen möchte. Alle steuerlich relevanten Belege sollten für die Erledigung eventueller Rückfragen durch das Finanzamt bis zur Bestandskraft des betreffenden Steuerbescheides von Ihnen vorgehalten werden.

Unterlagen im Zweifelsfall länger aufbewahren

Für viele Arten von Unterlagen und Belegen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Wichtige Unterlagen sollten Sie in Zweifelsfällen länger aufbewahren, manche sogar ein Leben lang. Hierzu gehören z.B. Gutachten, Urkunden, Verträge, Unterlagen zur Rentenberechnung und ähnliche Dokumente.

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