Die private Nutzung eines Firmen- oder Dienstwagens kann entweder pauschal nach der sogenannten Ein-Prozent- Methode oder auf der Grundlage eines Fahrtenbuchs versteuert werden. Bei der Fahrtenbuchmethode sind die tatsächlichen Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der betrieblichen/dienstlichen Fahrten einerseits und der privaten Fahrten andererseits durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen. An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung hohe formale Anforderungen.

Allgemeine Anforderungen

Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs für steuerliche Zwecke ist es insbesondere, den Privatanteil an der Gesamtfahrleistung vollständig, richtig und nachprüfbar darzulegen. Im Fahrtenbuch sind daher betriebliche/ dienstliche und private Fahrten gesondert nachzuweisen. Bei Privatfahrten genügt die Aufzeichnung des Datums sowie des Kilometerstands zu Beginn und zum Ende der Fahrt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk ausreichend. Für geschäftliche Reisen müssen zusätzlich Angaben zum Fahrtziel, zum Reisezweck und zu den aufgesuchten Geschäftspartnern und Kunden dokumentiert werden.

Besteht eine Dienstreise aus mehreren Abschnitten, in denen nacheinander Geschäftspartner und Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht werden, ist aus Vereinfachungsgründen eine zusammenfassende Eintragung zulässig und es genügt die Angabe des Gesamtkilometerstandes am Ende der gesamten Reise. Die während der Fahrt aufgesuchten Ziele sind dann in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen.

Auf die Angabe der Namen der Geschäftspartner oder Kunden kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diese sich aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergeben. Die Angabe des Ortes ohne Nennung von Namen ist allerdings nicht zulässig, wenn in dem Ort mehrere Geschäftspartner oder Kunden ansässig oder etwa im Stadtgebiet mit mehreren Filialen vertreten sind. Für besonders häufig aufgesuchte Fahrtziele ist die Verwendung von Abkürzungen oder Nummerierungen zulässig, soweit diese verständlich sind oder die verwendeten Nummern in einem dem Fahrtenbuch beigefügten Verzeichnis oder Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass nachträgliche Einfügungen und Änderungen ausgeschlossen oder als solche erkennbar sind.

Elektronisches Fahrtenbuch

Zur Erleichterung der notwendigen Aufzeichnungen werden neben den klassischen Fahrtenbüchern in Papierform verschiedene elektronische Systeme mit GPS-Ortung angeboten, die nach jeder Fahrt automatisch Start- und Zielort sowie die gefahrenen Kilometer auslesen. Der Fahrer muss zusätzlich den Anlass der Fahrt sowie des aufgesuchten Geschäftspartners oder Kunden ergänzen. Die Finanzverwaltung erkennt elektronische Fahrtenbücher nur an, wenn sie zeitnah geführt werden und sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Die zusätzlichen Angaben des Fahrers zum Anlass der Fahrt, den aufgesuchten Geschäftspartnern oder Kunden beziehungsweise die Zuordnung zu einer Privatfahrt muss innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt erfolgen. Zusätzlich sollten die durch GPS übermittelten Kilometerstände halbjährlich mit dem tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs abgeglichen und eventuelle Abweichungen dokumentiert werden.

Die derzeit am Markt erhältlichen elektronischen Fahrtenbücher unterscheiden sich unter anderem danach, ob sie fest im Fahrzeug eingebaut oder als Mobilgeräte fahrzeugunabhängig sind sowie hinsichtlich der Technik der Datenerfassung. Während einige Systeme mit Smartphone-Apps arbeiten, die GPS-Erfassung also über das Mobiltelefon erfolgt, nutzen andere, wie zum Beispiel das der Firma Vimcar, die im Fahrzeug vorhandene On-Board-Diagnose-Schnittstelle. An diese wird ein Fahrtenbuchstecker angeschlossen, der ein GPS-Modul mit integrierter SIM-Karte zur Datenübertragung auf das Smartphone oder den PC enthält. Vorteil dieses Systems ist es, dass die Daten unmittelbar aus dem Fahrzeug bezogen werden und der Kilometerstand laut Fahrtenbuch automatisch mit dem des Fahrzeugs übereinstimmt.

Die Finanzverwaltung nimmt bisher keine Zertifizierungen von elektronischen Fahrtenbüchern vor, da die Ordnungsmäßigkeit neben technischen Anforderungen auch die ordnungsgemäße Bedienung voraussetzt. Die Prüfung der Fahrtenbücher erfolgt daher stets einzelfallbezogen bei der Einkommensteuerveranlagung und/oder im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen.

Sind die Fahrtenbuchaufzeichnungen ungenau, fehlen Angaben oder können nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden, führt dies regelmäßig zur Versagung der Anerkennung des Fahrtenbuchs – egal, ob das Fahrtenbuch in Papier- oder elektronischer Form geführt wird. Dies hat zur Folge, dass der private Nutzungsanteil vom Finanzamt nachträglich nach der Ein-Prozent- Methode ermittelt wird.

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